No hay nada malo en dirigir a tu jefe

¿Quién no se ha quejado una y mil veces del jefe (o el cliente) que le ha tocado soportar? Hay mucho escrito sobre cómo convivir con un jefe difícil pero, casi todo, centrado en la relación y la interacción con él, algo que con frecuencia está fuera de tu control.

Sin embargo hay unas cuantas técnicas que dependen exclusivamente de ti, que puedes poner en práctica cuando no estás con él, y que pueden ayudarte, no sólo a mejorar la relación, sino también a aumentar la consideración profesional de los demás hacia ti.

Muestra y demuestra tu rendimiento día tras día, en cualquier momento, sin tener que apartar tu foco del trabajo.

En esencia se trata de poder mostrar y demostrar tu rendimiento día tras día, en cualquier momento. Se trata de ponerte a salvo de súbitos cambios de opinión, de directrices contradictorias o de agendas improvisadas. Se trata, sobre todo, de hacer que tu jefe te considere una persona trabajadora y de confianza. En definitiva, consiste en planificar y ejecutar un poco de marketing de tu propia persona, sin tener que apartar tu foco del trabajo.

La plantilla de trabajo

Puedes ser visto como una persona eficaz y organizada si eres capaz de mostrarte así. Solamente necesitas un sistema de registro o monitorización de tu rendimiento. Un sistema simple y práctico que tu jefe y tú podáis seguir y entender fácilmente. Un sistema para dirigir a tu propio jefe.

Anota cada día los detalles de los encargos que recibes y las acciones concretas para llevarlos a cabo

Una de las opciones más sencillas consiste en anotar cada día los encargos recibidos en un cuaderno o en tu ordenador: los objetivos fijados, las directrices proporcionadas, los plazos finales e intermedios, así como tareas pendientes y acciones concretas llevadas a cabo. 

Construye una plantilla sencilla que puedas reproducir mentalmente en cualquier papel. Puedes empezar con esto: 

  • Encargo: objetivo, directrices, tareas, y plazos
  • Ejecución: acciones, fechas y resultados. 

Y si no te los dan, pídelos. Si siguen sin dártelos, anótalo así y deja constancia a los demás de que lo estás haciendo. En el fondo, lo que estará ocurriendo es que tu jefe no te está dirigiendo y empiezas a hacerlo tú.

Ponlo a prueba y modifícalo en lo necesario. Lo importante es que vayas creando el sistema poco a poco, desde tu propia experiencia y reflexión. Si llevas sufriendo esta situación mucho tiempo, no te atropelles ahora para solucionarlo todo de golpe. Con el tiempo podrás crear plantillas para cada jefe, y también para cada trabajo en curso, cada responsabilidad o cada proyecto.

Información que no debes olvidar

Ya sea utilizando un cuaderno o una herramienta electrónica, asegúrate de que recoges y tienes disponible para cuando la necesites esta información clave:

  • Expectativas: los objetivos y requisitos especificados. Instrucciones proporcionadas o listas de tareas asignadas. Procedimientos estándar, normas o directrices para realizar el trabajo. Plazos y fechas clave establecidas.
  • Acciones concretas: la tarea a desempeñar en cada momento para completar cada punto de la lista, conseguir cada objetivo, cumplir con cada requisito y respetar los plazos.
  • Medición: cómo encajan tus acciones concretas con las expectativas del trabajo: ¿Has alcanzado o superado los requisitos? ¿Has seguido las instrucciones, normas y procedimientos estándar? ¿cumpliste los objetivos a tiempo?

Se concreto en el lenguaje

Recuerda que, a medida que vas haciendo este seguimiento, estás creando un registro actualizado de tu rendimiento. Nunca escribas nada personal sobre tu jefe, compañero, cliente, proveedor o cualquier otra persona. Toma notas únicamente de tu trabajo. 

No utilices un lenguaje impreciso o términos demasiado genéricos, emplea descripciones claras para las acciones concretas

Usa un lenguaje específico, descriptivo y sintético, por ejemplo, “Se cumplieron las directrices de RRHH para entrevistar a los 3 candidatos” o “El informe final del proyecto X se entregó 3 días antes de la fecha límite establecida”. No utilices un lenguaje impreciso o términos demasiado genéricos como “lento”, “bueno”, “regular”, “incompleto” o “difícil”. Emplea descripciones claras para las acciones concretas, en términos de objetivos, directrices y plazos. Y escribe en pasado imperfecto: “se cumplió”. Caso cerrado. Incuestionable. Piensa que estás haciendo una crónica sintetizada de tu trabajo.

Toma notas durante todo el proceso

Toma todas las notas que sean necesarias, durante y después de las reuniones con tu jefe. Entre reunión y reunión, anota también los hitos de tu trabajo, reflexiones, problemas que encuentres y posibles soluciones. Si hay alguna cosa que necesites preguntar a tu jefe en la próxima reunión, apúntala en el mismo momento en que se te ocurra.

Utilizando tus notas demostrarás la claridad con la que comprendes las expectativas del trabajo y demostrarás tu rendimiento

Si durante las reuniones con tu jefe, utilizas tus notas como punto de referencia y le enseñas lo que estás anotando, estarás demostrando la claridad con la que comprendes las expectativas del trabajo, así como tu rendimiento. Tener siempre a tu disposición esta referencias, te permitirá mantenerle informado de tus actividades de manera precisa y regular y le estarás transmitiendo un mensaje consistente a lo largo del tiempo.

El mal carácter, la intolerancia y la falta de flexibilidad o de compresión son frecuentemente producto de la desorganización y la inseguridad. Cuando tú pones la profesionalidad y el rigor, cuando controlas el curso del trabajo y registras tu rendimiento, estás tomando el mando el mando y puedes dirigir a tu jefe.

(Basado en: "It’s Okay to Manage Your Boss", de Bruce Tulgan)